「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を読んでいます：「打ち合わせしませんか」のムダを削減

時短のための本を読んでいます。

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
平野 友朗著

仕事が早い人＝メールが早い人です。

1通あたり、1～3分に縮めたポイントです。

1．主導権を握る。

段取りがいい人は、定時に上がる。

待ちではうまくいかない。相手を支配することではない。自分から積極的にコミュニケーションを取り、先に進むように先手を打つ。

上手くない人は、基本的に受け身で、振り回されがち。

メールをチェックするタイミングは自分でコントロール。

２．ムダを排除。

しなくてもよかったのに、段取りが悪かったから発生してしまった作業。速い人はムダで停滞するのを嫌う。

「打ち合わせしませんか」なら、最初に日程を伝えておけば、1往復分のムダが削減できる。

説明が分かりにくいのは大きなムダ。

３．優先順位をつけない。

優先順位をつけている間に、目の前の仕事に取り掛かる方が早く片付けられる。

受信トレイに届いた順に返す。

例．「Webサイトを修正してほしい」のメール、修正には10分程度、普通は返信するかもしれない。仕事が早い人は、着手する。後で時間ができたらやろうという発想は危険。どれをやるべきか考えるのは時間のムダ。手元に抱えているものを順番に終わらせていけばいい。

案件の大小や、相手が誰かは忘れてフラットに考える。

４．相手の思考を先回りして考える。

例．「Webサイトの提案でアクセスが月1万件増える」なら、最初から、「アクセスは月1万件増える、コストは月５千円、コンサルが毎週、、、」とする。懸案となるのはコスト、相手の疑問に先に触れる。

続きます。