「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を読んでいます(その4)：勤務時間外でも対応してくれるというメッセージを発信してしまう

続きです。

一方的な伝達になりやすいので、相手が間違った理解をして行き違いや無駄なやり取りが生まれないよう配慮する。

一番効果的なタイミング

打ち合わせのお礼は、5日後だと意味がない。要約を書いて早いと思われるのはせいぜい翌日、3，4日後だと記憶もあいまいになり、齟齬が生まれる。

タイミングが遅いと評価が低い。相手の記憶がはっきりしているうちに送る。

おおむねどんなメールも、ベストなタイミングは「翌日」まで。

金曜の夕方に送るメールは注意。翌週まで持ち越したくないという心理が働く。月曜の朝は新着メールがひしめき合っている。相手のスキルが低いと雑になる可能性がある。見落とされたり、後回しにされたりするリスクがある。重要なメールは金曜夕方に送らないのがよい。

メールは週末にチェックしない。この人は勤務時間外でも対応してくれる、週末も稼働しているというメッセージを発信してしまう。主導権が握れていないと、「いつでも対応してくれる」という認識を一度でも持たれるとそのイメージは簡単には覆らない。メールの対応時間は勤務時間と決めて、あえて受信メールを見ない。

熟慮の結果を思わせるには、既に結論が出ていても2，3日返信を遅らせる。面倒な人と距離を置きたい場合も、返信を遅らせる。

続きます。