「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を読んでいます(その6):なぜこのメールを送ったのかを最初に書く
続きです。
コツは関連する情報を近くに置く。
例.日時場所にTEL、当日の連絡先
当日遅刻しそうになっても、すぐ連絡先を探せるから。
漢字「有難う御座います」は読みづらい、黒っぽくなる。
何を箇条書きにしたら効果的か。
・交渉時に提示する条件、できること、できないこと。
・クレームに、対応可能な事。
・社内調整で、他部に協力してほしいこと。
伝えたい内容を、受け手に負担をかけずに伝える。
構成要素は7つ
宛名、あいさつ、名乗り、要旨、詳細、結び、署名
考えるべきことと、考えずに反射的に書けることをきちんと分ける。
正しさに意味はない。相手に失礼でないかどうか。
名乗り
誰からなのか、一目で分かる。
結びよろしくお願いいたします。ご検討よろしくお願いいたします。ご確認よろしくお願いいたします。要旨なぜこのメールを送ったのかを最初に書く。目的、一番伝えたいこと。xxについて、お尋ねしたいことがございます。理解が早くなる分、返事も早くもらえる。忙しい相手には、目的を的確に伝えられるか。「xxでご報告があります」「xxについて教えてください」「xxの打ち合わせの件ですが、日程の変更をさせてください」どんなアクションか分かるように、要旨を明記する。続きます。