「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を読んでいます(その8)：

続きです。

あなた自身の言葉で、あなたにしか書けない内容を盛り込む。

自分に興味を持ってもらうには、相手に興味を持つ。この人はこちらをよく知っている、考えている、その上でメールを送っているとなる。

相手の情報をWeb,フェイスブックなどでチェック。ただしリサーチし過ぎると警戒心を持たれるのでやり過ぎない。

件名に開封したくなるキーワードを入れる。

自分ごとと認識してもらう。

モデルルームの例なら、「新築」より「自由が丘駅近く」「徒歩10分以内」。

「要返信」は不要、至急、重要も。印象が悪い。

催促のメール

相手の気分を害することないタイミングはいつか。

相手を追い詰めない。不愉快になったり委縮したりする。

例．「前回のメールがわかりづらかったような気がしたので、改めてご連絡しました。」

「ご返信いただいているかもしれませんが」

円滑なコミュニケーションが重要。

何度も期限を守らない相手に、「前回もお伝えしたのですが」は責められていると受け取られる。相手を刺激すると、かえって返信がもらえなくなる。

「先日メールをお送りしたのですが、届いておりますでしょうか。再送いたします。」

「ｘｘしてください」「4日までに返事を下さい」はキツい印象、命令するニュアンス。「4日の13時までにいただきたいのですが、可能でしょうか」と問いかける。あらかじめ2日ほど短めに伝え、「もう少し伸ばせませんか」と相談されたら、1日延ばす。

続きます。