「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を読んでいます(その9)：効率を重視しすぎると感情面がおざなりになる

続きです。

打ち合わせ日程なら、24時間以内に届くのが一般的。24時間を超えたら問い合わせしても失礼にはあたらない。

〆切を少しでも超えたらすぐに問い合わせメールを送る。なぜか。

・時間厳守という原則に価値をおいている。

・遅れには断固とした態度で対応する。

というメッセージを伝えられる。

催促しない人がいるが、正しい対応とは思わない。

信頼関係は期限を守ることによって築かれる。

一度遅れることを許容してしまうと、「この人は許してくれる人なんだ」と思われる。

あなたからの依頼の仕事は、次から守られなくなる。結果としてあなたの仕事はどんどん遅れていく。

相手を責めるような文面にはしないこと。

返信がこないのは、相手がどう答えていいのか分からないのかもしれない。例．ご意見をお聞かせください。ｘｘをどうすればよいでしょうか。

具体的に聞くべき。ｘｘはAとBのどちらにしたらよいでしょうか。あいまいな問いにはあいまいな答えしか返ってこない。

相手の心の動きに関心を寄せる。感情に承認、共感を示す。人は自分の感情を理解してくれる人をぞんざいには扱わない。できるだけ協力しようとする。相手が感情を吐露したら無視せず拾う。

「大変でしたね、元気になってよかったです。」

「すごいですね。ｘｘさんなら大丈夫と思っていました。」と励ます。

感覚的には20%増しで表す。

「私も心配です」と相手の感情を受け止める。「私もそう思う。あなたの気持ちが分かる。」同意・共感の言葉を添える。

効率を重視しすぎると、感情面がおざなりになる。メールにも感情を無視できない。相手を怒らせると急ブレーキがかかる。仕事が早い人こそ感情の扱いをおろそかにしない。相手の感情のケアとスピードが無関係ではない。

続きます。