「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を読んでいます(その12)：過剰な敬語は不要、まどろっこしい表現を避ける

続きです。

自分の行動を詫びるのではなく、相手の行動に感謝する。

お電話いただき、申し訳ありません。

->お電話いただき、ありがとうございます。

ムダな前置きはカットする。

イライラしてしまう。こちらの話を聞いてくれない。いうことをすべて否定される。結論が見えない。前置きが長い。

初めてメールするなら

「突然のメールにて失礼します。」、「初めてご連絡いたします。」

「お手すきの時に」は返信されない。ゴールから遠ざかるのは意味がない。期限は「4月10日(月)までに」とはっきり指定する。

過剰な敬語は不要。「ｘｘさせていただきます」->「ｘｘいたします」

で足りる。

まどろっこしい表現を避ける。

大抵の要件は「です」「ます」「ください」「いたします」で伝わる。

「了解しました」は目上には失礼、「承知しました」「かしこまりました」

「ｘｘと思います。」は、そこはあなたが断言しないと、と思われる。

「お支払いは来週末だったと思います。」

「私見ですが、」「私の予測なのですが」

「細かいことは確認いたしますが」

お怒りのメールはすぐ対応する。不用意に謝らない。「ご心配をおかけして申し訳ありません。」と真摯に取り組みつつ、事態を正確に把握している態度を示す。即答できないときは、「上司と相談してから改めてご連絡いたします。」

クレーマーは話を聞いてほしい。「貴重なご意見ありがとうございます。今後の参考にさせていただきます。」と話を受け止めるのがアクション。

続きます。

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