「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を読んでいます(その13)：読んだら即レス

続きです。

クレームの件名を変える。

聞きづらいことを聞く。ダメ元で聞いてみる。

「差し支えなければ」「可能な範囲で構いませんので」「来年のお取引にはご満足いただける状態で臨みたいので」「末永くおついきあいしていきたいので」「何としてもお役に立ちたいと考えているので」

あなたのために。「上司への報告のために」は逆効果。

依頼のレベル

軽->重の順に

「お手数ですが」

「ご面倒かとは存じますが」

「お手間をとらせて恐縮ですが」

「お手数をおかけしまして、はなはだ恐縮の至りではございますが」

伝えたいことが、伝えたいときに、伝えたいレベルで相手に届かなくなる。

メールの処理時間を減らすには

・いかに早く返信するか

・通数の削減

・書く時間・読む時間の削減

1日のメール数を減らす。メールは相手があってのもの。往復が何度も繰り返される。

止まったら、確認のＴＥＬやメール、やり直しや謝罪、本来なら発生しない作業によって停滞する。

2-3%をうっかり送り忘れている。読んだら即レスする習慣をつける。

続きます。