「仕事を高速化する「時間割」の作り方 」を読んでいます(その7)：質問がこないようにテンプレート化

続きです。

緊急・重要のタスクをやるな。

緊急はないはず。いつも追われている。

突発が入り、玉突きで別のが遅れる。

処理できるものは事前に、すべてを賞賛ラインで対応。

ムダが多いもの、会議、移動、メール。

自分でコントール可能なのがメール。

どのくらいかけているか。

平均、受信40、送信12。

1通6分で72分、読むのは1分で40分。

1日受信300，送信100なら2時間半、平均だと15時間かかる。

どうしたら繰り返しがなくなるか。

どうしたら通数を減らせるか。

どうしたら正しく伝わるか。

届くメールを減らす。

不要、メルマガは自動振り分け。

CCは外してもらう。

型を手に入れ、考えない。

締めは、ご検討よろしくお願いいたします。

ご確認よろしくお願いいたします。

今後ともよろしくお願いいたします。

宛名は苗字＋さん。

外部なら社名＋フルネーム様

関係が構築されたら「フルネーム」様。

社名、名前を間違えるのはご法度、コピペする。

挨拶、いつも大変お世話になっております。　単語登録。

要旨、ｘｘについてご相談があり、メールをお送りしました。

打ち合わせの日程について、ご連絡いたしました。

ｘｘの進捗状況の確認で、ご連絡いたしました。

詳細は6W3Hのフレームワーク。

質問がこないようにテンプレート化、機械的に処理。

間違いチェック、会社名、名前、金額、日付。

回答漏れをなくすために、部分引用。

クッション言葉、恐れ入りますが、お手数ですが。

15分以上かかるならTELで15分、メールにこだわる必要はない。

続きます。