初心者バイヤーのCPP受験記

独力でCPPを受験するまでを共有したいです。

急なタスク発生といっても実は急ではないことがある(その2)

月末処理で今週はとても忙しく、今日も残業でした。

 

今日も急なタスクはいくつか出てきたのですが、いくつかは前々から聞いていて危ないにもかかわらず、前段の他部門が完了しないので自分のタスクが始められないというやっかいなケースです。

 

今の部門はこのケースが多く、自分では何もできないままリスクがどんどん上がっていくのを指をくわえて見るだけしかできません。自分のところに来た時には、開始日が当初より遅れ、終了日は変更なしとなり、残業で早く終わらせるしかないわけです。

 

何とかしたいです。

急なタスク発生といっても実は急ではないことがある

金曜は朝の時点では残業しない計画でした。しかし、あれ、忘れてた、月曜に必要というタスクが判明し、残業することになってしまいました。

 

タスクは何とか終わりましたが、3時間くらいでした。たった3時間です。でもまとめてそれだけの時間を1日に取ると残業になってしまいます。

 

「あれ、忘れてた」が起きる原因は、Todoリストには書いてあり、期限も書いてあるにも関わらず見えていないためです。Todoリストにあまりにもタスクがたくさん書いてあるので、全部チェックできないためです。

 

なんとかして解決する方法を考える必要があります。

Toodledoの本(その2)タスクを一覧で管理することが不安をなくすらしい

まだ使っていないので「らしい」ですが、そのような気がします。

 

何か忘れているタスクがあるのではないかと、ときどき不安になります。

 

ふとしたときに、タスクを思い出すと特にそう感じます。

 

年をとるにしたがって、このような忘れることが多くなっていると思います。

 

 

Toodledoの本で行動しなきゃわからないタスクがある

タスク管理ツールToodledoの本を読み始めました。

 

大きな仕事やプロジェクトでは、進めてみて途中でこんなタスクがあるとかが初めてわかることがよくあります。タスク管理は計画を作って終わりではなく、途中でどんどん追加して修正することが大事とあります。

 

これはITのプロジェクト管理と全く同じと感じました。システム開発は、過去の案件と全く同じということはなく、どの案件も少しずつ違っています。その違いがたとえ小さく感じられても、QCDに大きく影響します。こまめに追加・修正を加えていかないとすぐに納期遅れにつながります。

 

時短の本でアポの取り方の工夫、選択肢は3つ

アポを取るときは選択肢をこちらから提示するのがよい、

2つは少なすぎ、4つは多すぎで3つがよいそうです。

 

認知の研究では4つ以上は人間は覚えられないとあるので、3はここでも魔法を持つ数字なのですね。

 

3つは同じ日の午前と午後でも可だそうです。

時短の本で早くやるには着手を早く

時間があったときに立ち読みをしたので、内容はうろ覚えです。

 

仕事が早いといわれるには、タスクを早くやるのではなく、着手日を早くするとのことです。

 

いくら効率化してタスクをスピードアップしてもたかが知れているし、ほとんどの人はそもそもゆっくりやってないです。

 

久しぶりにハッとしました。

タスクの漏れがあり大変なことに、やはりToDoリストの見直しは重要です

タスクの漏れで、やらなくてもいいと思っていたのが実はやらなきゃいけなかったが、すでに期限切れ、取り返しがつかないという最悪のパターンでした。

 

Todoリストを作ったときに、やる必要なしと判断してしまったのでその後チェックしても漏れたままでした。

 

やる必要なしと判断したものも、念のため書いておけば見直したときに気が付いたかもしれません。