続きです。 要旨と詳細の順番が入れ替わると、最後まで読まないと分からなくなる。 伝わらないメールの特徴は、1文が長い。短いと誤読が起きない。 一つの分には一つの内容だけを盛り込む。 相手がイラっとすることを回避する。 メールに返信してもらえない…

続きです。 コツは関連する情報を近くに置く。 例．日時場所にTEL、当日の連絡先 当日遅刻しそうになっても、すぐ連絡先を探せるから。 漢字「有難う御座います」は読みづらい、黒っぽくなる。 何を箇条書きにしたら効果的か。 ・交渉時に提示する条件、でき…

続きです。 約束を軽く扱わない。 自分から後でパンフを送りますと言ったら、100%守る。 「ではこの件はｘ日までの宿題とさせていただきます。」 「社に帰って本日中にメールします」 自作自演だが、ビジネスではその姿勢が評価される。 ささいなこと、小さ…

続きです。 一方的な伝達になりやすいので、相手が間違った理解をして行き違いや無駄なやり取りが生まれないよう配慮する。 一番効果的なタイミング 打ち合わせのお礼は、5日後だと意味がない。要約を書いて早いと思われるのはせいぜい翌日、3，4日後だと記…

続きです。 3W Who 誰が、メールを送る相手、 What 何を Why なぜ 細かいことまで思い出せるように、顧客情報はメモを残す。 What 求めている条件に合致しそう Why 探していたから案内する。 ３H How to どうやって How many いくつ How much いくら 何が違…

続きです。 意識しているポイント 目的、ビジュアル、返信しやすさ、言葉、処理時間の削減 目的 アポ、スケジュール調整、進捗報告など 何を要求されているかが、よく分からない ビジュアル メールを読むかどうかは、内容より見た目 1行の文字数、スペース …

時短のための本を読んでいます。 仕事が速い人はどんなメールを書いているのか平野 友朗著 仕事が早い人＝メールが早い人です。 1通あたり、1～3分に縮めたポイントです。 1．主導権を握る。 段取りがいい人は、定時に上がる。 待ちではうまくいかない。相手…

続きです。 部下の場合、思い切ってまかせてみる。分からずに悔しいと思ってくれたら学ぶ際の吸収力が格段に良くなる。失敗を通じた人材育成は上司が学ぶチャンス。 失敗にちゃんと気づき、受け止めること。気づかない人は進歩しない。失敗を克服すると大き…

続きです。 注意不足に対するコツは、克服する工夫を見つける。 伝達不良に対するコツは、発信・受け取りの両方に自分をおいて考える。 学習不足に対するコツは、楽しめる工夫。 計画不良に対するコツは、どの点が甘かったのか追求する。 ミスをプラスに転化…

続きです。 伝達不良がなくならない理由 ジェスチャークイズで、上司と部下で指示内容が違う。暗黙知を理解する。言葉で表現できない知識。 新しい人が来たとき、新参には伝わらない。前からいる人には至極当然。暗黙知を形式知に落とし込む。 人の流動が少…

続きです。 小さなゴール達成を着実にこなす。目標をほぐして「小タスク」を設定する。 失敗を2つに分ける。 １．知っていたのに起きた失敗 ２．知らなくて起きた失敗 １は学習不足と伝達不良。 学習不足は知っておくべきことを、知らなかった。例．勉強せず…

続きです。 取引中止を言われるケース、どうすれば関係が壊れるか。 ・取引先が業界内で不利になるようなことをする。 ・打ち合わせを無断ですっぽかす。 ・こちらの都合だけを優先した条件を一方的に押し付ける。 考えうるすべての原因を洗い出し、要因を作…

続きです。 信頼関係を結べないと、失敗の確率が上がる。服装は相手がどんな人か知るための一番の情報源。 郷に入っては郷に従え、振る舞いを通じて相手が信用できるか判断している。 言い訳には良い言い訳と悪い言い訳がある。 話し方で、この人と深くかか…

続きです。 相手も完全ではないという前提に立つ。「その日中でいいと言ったじゃないですか」「50代向けがいいって言ったじゃないですか」と一方的に相手を避難しがち。会議でお互いの認識を確かめる。不完全さを入れるだけで、ミスは激減する。 人は時間と…

続きです。 日頃から自分の工数を数えることで「時間内には無理、ｘｘまでなら何とか」と責任を持って期限の提案をできる。 工数を数えるコツは、予測して外れるの繰り返し。 突発的な作業があるから余裕を持たせる。2倍以上持たせたら多過ぎ。 マルチタスク…

続きです。 一番恐れているミスはダブルブッキング。相手に迷惑をかけてしまう。いったん信用を落とすと、取り戻すのに10倍労力がかかる。 皆のために作られたページは皆の折り合い点。自分が使う機能や情報を分かりやすく配置していない。自分のためのペー…

続きです。 失敗やミスをなくすコツは、何か失敗が起こりそうになったときでも使うべき。 必要最低限を見極める。「モノをなくす」「忘れる」には、モノを持ち運ぶから忘れる。忘れ物をしくみで。ノートパソコンのACアダプタ、配布資料をまるまるなど。 朝起…

続きです。 マニュアルはすぐに改訂できるようにしておくことが必須。 間違った方法に改訂しないよう、いつだれがどんなの改訂の記録も必要。 自分の仕事をマニュアル化してみる。 分かりにくい手順に気が付く。 コストや手間を最小限に抑え、無駄もミスもな…

続きです。 うっかりミス対策、例えば 会議の開始時刻を勘違いして10分遅刻。 任された事務仕事を忘れていて慌ててやった。 脳は「頑張らないとできないこと」や「新しい挑戦」に集中できるように、「たいしたことないこと」「簡単にできること」は活動領域…

続きです。 ダブルチェックは効果が薄い。 1人が見誤りやすいポイントは、次の人も見誤りやすい。人間の特性。 AさんとBさんで違うチェックリストを使うのも効率が悪い。 そこで、チェックリストを逆さまに持つ。読みにくいが見逃しや錯覚を捕まえる可能性は…

時短のために、別の本を読みました。 仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか？ 飯野謙次 (著) うっかり起きるミスは、思いがけず起こる。「全く新しいこと」や「まったく想定外のこと」で起こることはほとんどない。 「まさかそんなことが起きるな…

時短のために、別の本を読みました。 残業を減らし定時で帰る仕事術〜SE女子のタスク管理奮闘記ぞえ (著) 時短の他の本にも書いてあることが多いのですが、まとめると、 ・記録をつける。 ・やる時間を変える ・定時で帰る目的をもつ です。3つ目は、自分の…

続きです。 目的は、各拠点が拠点間で直接商品を横流しできるように、拠点間の在庫情報を共有すること。拠点の在庫情報が帳簿上の数字と一致しているか確認しているが、経理が期末にすればいいことで毎月営業がやることではない。 出来る限りのことをやって…

続きです。 既にその目的がなくなっていたというケースが多いのは、組織の垣根を越えて発生した仕事。 例で、経理が毎月売上高を様々な切り口から分析した資料を作成していた。顧客別、商品別、地域別など。厚さ8センチ、毎月80-100時間かかっていた。 なぜ…

続きです。 なぜ ｘ Ｘ回、Ｘは企業によって違う。回数ではなく一番最初の目的がわかるまで。目的の喪失が問題。誰のための、どういうニーズを満たすための仕事なのかが言語化されているか。仕事は人が創り出しているので誰のためにがはっきりしていないとい…

続きです。 新規事業は、必要の定義だと仕事そのものが願望になってしまうのでは？新規事業は優先順位の判断を間違えやすい。判断には時間軸が欠かせない。新商品や新サービスの前提は、既存の商品が今の状態を維持できなくなる想定。右肩上がりの成長を目指…

続きです。 上司の課題は、What,How Muchを聞いてみないと分からない。具体的に確認して行動化することで成果を出す。 全社の抽象的な方針を自組織の職種や事業に合わせて具体化・行動化できる内容に変換するのが管理職の役割。うちの組織ではこの方針はこう…

続きです。 解決の具体的な行動を起こさずただ心がける。典型的なのは朝礼での唱和。安全対策の強化、品質管理の徹底。毎日声に出していると何もしていないのにやっているような気がしてしまう。昨年と同じでは効果が出ないので、「さらなる」を加えるが、結…

続きです。 相手のニーズをとらえているという確認になる。 具体例から本来の範囲に言語化し直す。 質問の仕方で相手に答え方をインストラクションする。 注意点は、いろいろあるけれどを当てはめる。 海鮮の親子丼？、天丼はどんな具材？ 「たとえば」がな…