中谷彰宏氏のタイムマネジメントの動画を見て、締切に終わらせてはだめだと言われた
YouTubeで時短の動画を探していて見つけました。
遅刻をする人は、電車が止まったと言って遅刻します。一方でほかの人は電車が止まっても遅れずに来ます。何が違うかというと、遅れないようにバッファをとっているわけです。
ここまでは、自分もやっています。会議で社外に出るときは最低30分前、できれば1時間前に着くようにしています。
同様な例で、締め切り日までに終わらせるのではなく、その前に終わらせる、もしものとき体調不良とか家族の急用とかでも穴を空けないようにする。
自分はこれはできていません。いつも締切ギリギリです。余裕がないためです。
今日のタスクは1時間前に終わらせ、隣の人のタスクを手伝う、明日のタスクを前倒しする。
自分はとてもその余裕がありません。
早くやると品質が落ちるのでは？逆で早く提出するとあそこを直せとかで品質は上がる。3回分早く出せば3回直せるので品質は3倍良くなる。
自分で考えると、品質が事前に定まっていないタスクはその通りと思います。相手の求めるものが何なのかは結果を見ないと相手も分からないタスクは多いです。
一方で定型業務やそれに近く間違いなくやることが求められるタスクは、早くやる＝雑にやらざろう得ないので間違いが発生して品質は落ちます。間違いがあるとやり直しになりかえって時間がかかってしまい逆効果です。
ホテルの例で、歩く速度が遅すぎるという話があります。宅配便が走っているのと同じ効果です。製造業の生産管理では一挙手一投足をストップウォッチで測って短縮するのは当たりまえの世界で、それをサービス業に横展開できるわけです。
では企画などのホワイトカラーはどうなのでしょうか。
自分の場合だと、最近職場でストップウォッチがわりに、砂時計が配られました。電話がかかってきたら計測しています。ただ、そこを削ってもたかが知れていて、ECRSでいう、無駄なタスクをなくすことをしない限り、たとえば電話のやり取り自体を減らすなどしないと、大して時短にならないように感じます。これも統計をとらないと空中論になるので、集計してみたいです。
部下：「少しお時間ががかります。」
上司：「何分かかるの？
部下：「少しです。」
で実際に測ると3分、要はやりたくないんでしょう。
というやり取りはその通りです。
自分の場合だと「やりたくない」という言葉よりは、「他に優先度の高いタスクで一杯なので、それらのタスクの締め切りを遅らせてもいいか」というほうが事実に近いと思います。30分や1時間で終わるが、先延ばしにしているタスクはたくさんあります。ただ、3分だったらさすがにやってしまいます。
