「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を読んでいます(その14)：メールを2回読むのは時間の無駄

続きです。

メールは速レス、1営業日以内。

メールが届いているか相手の不安を解消する。

チェックは朝昼夕の1日3回で十分。

返信できないときには、メールをチェックしない。

すぐに処理できないものは保留へ。5分あれば2,3通の処理はできる。

即レスは例外はない。例外を作ると拡大解釈し始める。

「メールを拝見しました。ご心配をおかけして申し訳ありません。状況を確認の上、明日中に改めてご連絡いたします。」

大切なのは、期限を宣言すること。少し長めに期限を設ける。「明後日」が期限で翌日なら素早い対応と思ってもらえる。「本日中」が翌日なら遅れたことになる。同じ翌日でも印象は大違い。

内容が分からないメールには「ｘｘということでよろしいでしょうか。」と内容の確認をする。

時間がかかるので後回しという声がある。今すぐ返信しても後で返信しても、かかる時間は同じ。

「部分引用」は一問一答式。要約する必要がない。

メールを2回読むのは時間の無駄。最初の数行を読んで、返信できるか確認し、返信ボタンを押す。引用文を読みながら、書いていく。残す必要がない部分はカット。本文を読むのが一回で済む。会話のように相槌を打てる。

通数が半分になれば、読む時間は半分になる。

読んでいないメルマガやメーリングリストを削除、営業メールは自動振り分け。

上司がチェックの必要がなければCCは外してもらう。プロジェクトでは共有すべき人を決める。報告ルールなど。

CCに入っているのなら、返信の必要はない。例外はTOの受信者が不在のとき。

続きます。